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操作手冊

內容

  1. 1 Q1:MyHouse888雲端物業管理系統主要用途?
  2. 2 A:物業管理之服務範圍 :「投資管理」與「建物管理」及「生活管理」。
  3. 3 Q2:MyHouse888雲端物業管理系統特點?
  4. 4 A:以Google App For Business強大雲端平台為基礎,提供整套雲端作業工具,可讓管委會成員保持密切聯繫,隨時隨地皆可透過任裝置完成工作。這套系統十分易於部署、設定、使用及管理,可讓您用更聰明的方式工作,將心力投注在社區更重要的事務上。各種應用程式一應俱全,滿足您所有社區管理的需求。
  5. 5 Q3:如何登入?
  6. 6 A:首先依網址www.myhouse888.com登入。
  7. 7 Q4:系統提供哪些功能?
  8. 8 登入後進入主畫面網頁上方為物業管理基本功能包括:1.總幹事3.社區骨架圖4.公共設備5.管理辦法6.人員清冊7.執掌工作9.E化管理9.管委會會議紀錄A.排班表等。
  9. 9 Q5:如何更新修改人員清冊?
  10. 10 每個帳號系統都提供雲端硬碟,如需更新名單清冊,僅需修改資料中欲更新的資料(如圖示更新服務人員名冊),系統就會即時同步更新資料。
  11. 11 選取欲更新的資料檔案。開啟檔案進行修改資料修改完畢,系統就會即時同步更新。
  12. 12 唯牽涉個資法相關資料,請將檔案作權限控管,其方法如下:選擇欲管制的檔案按滑鼠右鍵選擇『共用』輸入欲分享共用對象,權限有編輯、註解、檢視3種。系統預設檔案為私人(意即僅擁有者才可以瀏覽),可依照需求作瀏覽權限選項設定,如可公開之資訊可選擇『公開在網路上』,如僅管理組織成員可瀏覽,則選2、3、4項。
  13. 13 Q6:排班表e化管理如何設定?
  14. 14 A:(1)先點選Google日曆
  15. 15 (3) 選擇日期、開始編輯活動。
  16. 16 (5) 點選『行動設定』使用同步化功能,讓行事曆與您的手機或平板電腦上的資訊保持一致。
  17. 17 Q7:掛號信包裹如何e化管理?
  18. 18 A:(1)管理人員將包裹掛號信衣編號、日期、號樓/收件人、信件包裹編號、日期/時間、號樓/領件人登錄至系統上,再以行事曆通知領取收件人。
  19. 19 (2) 行事曆編輯方式如前所述,系統會以email通知收件人。
  20. 20 Q8:公共設施如何線上預約登記?
  21. 21 A:線上登錄完畢,系統即時回覆預約時間、使用人。
  22. 22 A:管委會相關會議紀錄皆建立檔案櫃供住戶下載、瀏覽
  23. 23 Q10:如何建立與管理排班表?
  24. 24 A:(如前述Google行事曆)
  25. 25 Q11:如何管理社區公布欄?
  26. 26 A:社區新聞/公布欄:可新增、刪除、修改。
  27. 27 點選『新增文章』可加入新發表公告,『編輯文章』可修改公告內容。 
  28. 28 Q12:如何管理社區行事曆?
  29. 29 A:透過社區行事曆曆,輕鬆安排及掌握社區活動行程,並透過手機或收件匣接收提醒。在活動中附加檔案或文件,讓您備妥所有資料。設定及編輯方式如前述Google行事曆,請注意月曆請選『社區行事曆』。
  30. 30 Q12:如何管理社區留言討論區?
  31. 31 A:本討論區可建立線上及電子郵件群組,並提供下列數種功能:
  32. 32 Q12:如何設計社區線上投票?
  33. 33 A:「即時線上投票系統」讓管理委員會能將相關社區重大議題先透過「線上投票系統」讓住戶進行投票作為後續評估決策參考。它提供簡易介面由管理單位自行設計投票議題(包括:內容、項目等),讓住戶能從網路進行投票,並提供投票統計報表讓管理單位能即時迅速的統計投票結果。其製作方式如下:
  34. 34 Q12:如何設定多媒體播放應用程式?
  35. 35 A:PicasaWeb網路多媒體投影應用程式嵌入方式:首先啟動協作平台編輯模式,選擇『Google+相簿』(以活動花絮為例)
  36. 36 Q12:如何設定線上影音客服應用程式?
  37. 37 A:Hangouts線上視訊會議可讓您直接透過筆記型電腦、手機或平板電腦,隨時隨地保持聯繫社區服務管理人員面對面交流互動。並且可以在社區行事曆中輕鬆安排 Hangouts 時程,也可以直接透過Gmail收件匣加入Hangouts。此外,您還可以在會議過程中加入雲端硬碟中的文件,供與會者即時進行協同合作。

Q1:MyHouse888雲端物業管理系統主要用途

A:物業管理之服務範圍 :「投資管理」與「建物管理」及「生活管理」

Q2:MyHouse888雲端物業管理系統特點

A:Google App For Business強大雲端平台為基礎,提供整套雲端作業工具,可讓管委會成員保持密切聯繫,隨時隨地皆可透過任裝置完成工作。這套系統十分易於部署、設定、使用及管理,可讓您用更聰明的方式工作,將心力投注在社區更重要的事務上。各種應用程式一應俱全,滿足您所有社區管理的需求

Q3:如何登入?

A:首先依網址www.myhouse888.com登入

Q4:系統提供哪些功能?

登入後進入主畫面網頁上方為物業管理基本功能包括1.總幹事3.社區骨架圖4.公共設備5.管理辦法6.人員清冊7.執掌工作9.E化管理9.管委會會議紀錄A.排班表等


Q5:如何更新修改人員清冊

每個帳號系統都提供雲端硬碟,如需更新名單清冊,僅需修改資料中欲更新的資料(如圖示更新服務人員名冊),系統就會即時同步更新資料。

選取欲更新的資料檔案開啟檔案進行修改

資料修改完畢,系統就會即時同步更新。


唯牽涉個資法相關資料,請將檔案作權限控管,其方法如下:選擇欲管制的檔案按滑鼠右鍵選擇『共用』

輸入欲分享共用對象,權限有編輯、註解、檢視3種。

系統預設檔案為私人(意即僅擁有者才可以瀏覽),可依照需求作瀏覽權限選項設定,如可公開之資訊可選擇『公開在網路上』,如僅管理組織成員可瀏覽,則選234項。

Q6:排班表e化管理如何設定?

A:(1)點選Google日曆

(2) 選擇欲編輯之月曆

(3) 選擇日期開始編輯活動

(4) 編輯活動主題、內容,選擇欲告之對象,系統會以email通知對方。


(5) 點選行動設定』使用同步化功能,讓行事曆與您的手機或平板電腦上的資訊保持一致。

Q7:掛號信包裹如何e化管理?

A:(1)管理人員將包裹掛號信衣編號、日期、號樓/收件人、信件包裹編號、日期/時間、號樓/領件人登錄至系統上,再以行事曆通知領取收件人。

(2) 行事曆編輯方式如前所述系統會以email通知收件人。

1.      下載Google日曆App,則系統會通知到行動裝置上。



支援的行動裝置Google 日曆行動版」目前提供兩種版本,適用於 AndroidiPhone Palm webOS 裝置,可讓您新增、編輯與刪除活動和活動詳細資訊,同時也能回應活動。

Q8:公共設施如何線上預約登記?

A:線上登錄完畢,系統即時回覆預約時間、使用人。


Q9:如何建立管委會相關會議記錄文件?

A:管委會相關會議紀錄皆建立檔案櫃供住戶下載、瀏覽

同時會以簡報型式提供線上即時檢閱

作法如前述雲端硬碟文件作業,選擇『建立簡報』即可。



Q10:如何建立與管理排班表?

A:(如前述Google行事曆)


Q11:如何管理社區公布欄?

A:社區新聞/公布欄可新增刪除修改

 

點選『新增文章』可加入新發表公告,『編輯文章』可修改公告內容。

 


Q12:如何管理社區行事曆?

A:透過社區行事曆曆,輕鬆安排及掌握社區活動行程,並透過手機或收件匣接收提醒。在活動中附加檔案或文件,讓您備妥所有資料。設定及編輯方式如前述Google行事曆請注意月曆請選『社區行事曆』。

 

Q12:如何管理社區留言討論區?

A:本討論區可建立線上及電子郵件群組,並提供下列數種功能:

Ø   進行與特定主旨有關社區活動的討論。

Ø   針對某項議題建立問答式群組,例如社區公共建社的討論。

Ø   整理社區群組成員之間的集會、會議或社交活動。

Ø   尋找社區具有相同嗜好、興趣或背景的人士。

Ø   透過電子郵件和線上介面 (或同時使用)來瀏覽群組留言。

 

社區留言討論區的使用者角色共分為兩種:參與者和管理員,參與者可訂閱群組並參與群組討論,管理員可建立新群組並管理群組成員、討論和其他設定,角色的權限可決定使用者可在群組中做哪些事。



Q12:如何設計社區線上投票?

A:「即時線上投票系統」讓管理委員會能將相關社區重大議題先透過「線上投票系統」讓住戶進行投票作為後續評估決策參考。它提供簡易介面由管理單位自行設計投票議題(包括:內容、項目等),讓住戶能從網路進行投票,並提供投票統計報表讓管理單位能即時迅速的統計投票結果。其製作方式如下:

(1)首先必須在雲端硬碟建立一『表單』

(2)開啟表單開始編輯問題,以及作答方式
(3)編輯回應內容,設定相關回應方式,以及主題背景設定。

Q12:如何設定多媒體播放應用程式?

A:PicasaWeb網路多媒體投影應用程式嵌入方式:首先啟動協作平台編輯模式,選擇『Google+相簿』(以活動花絮為例)

 

接著選擇欲插入的相簿後按『確定』。設定播放畫面大小、輸入標題按『儲存』即完成。

  

線上影音教學:包括社區管理保全人員、公共設施相關、機電、消防、園藝、社區衛生、清潔等教育訓練。


Q12:如何設定線上影音客服應用程式?

A:Hangouts線上視訊會議可讓您直接透過筆記型電腦、手機或平板電腦,隨時隨地保持聯繫社區服務管理人員面對面交流互動。並且可以在社區行事曆中輕鬆安排 Hangouts 時程,也可以直接透過Gmail收件匣加入Hangouts。此外,您還可以在會議過程中加入雲端硬碟中的文件,供與會者即時進行協同合作。